KI im Arbeitsalltag

EU AI Act 2026

Künstliche Intelligenz ist längst im Arbeitsalltag angekommen. Unternehmen nutzen KI zum Beispiel für Texte, Übersetzungen, Datenanalysen, Kundenkommunikation, Personalprozesse oder automatisierte Abläufe. Die neuen Möglichkeiten bringen aber auch Verantwortung mit sich. Unternehmen müssen wissen, welche KI-Anwendungen sie einsetzen, welche Risiken damit verbunden sind und welche Regeln gelten.

Der EU AI Act schafft dafür einen gemeinsamen Rechtsrahmen in der Europäischen Union. Ziel ist es, KI sicherer, transparenter und vertrauenswürdiger zu machen. Gleichzeitig soll die Verordnung Innovation ermöglichen und nicht unnötig behindern. Doch was bedeutet der EU AI Act konkret? Welche Unternehmen sind betroffen? Und worauf sollten Verantwortliche und Mitarbeitende jetzt achten?

Was ist der EU AI Act?

Der EU AI Act ist die europäische Verordnung über Künstliche Intelligenz. Er gilt in allen Mitgliedstaaten unmittelbar. Die einzelnen Regeln werden jedoch zu unterschiedlichen Zeitpunkten wirksam.
Die Verordnung verfolgt einen risikobasierten Ansatz:
Je größer das mögliche Risiko einer KI-Anwendung für Menschen, ihre Rechte oder ihre Sicherheit ist, desto umfangreicher sind die Anforderungen.
Unternehmen müssen deshalb prüfen, welche Rolle sie beim Einsatz von KI einnehmen. Wer ein KI-System im eigenen Unternehmen einsetzt, kann bereits als Betreiber gelten. Anbieter sind zum Beispiel Unternehmen, die KI-Systeme entwickeln oder unter ihrem eigenen Namen auf den Markt bringen.

Für wen ist der EU AI Act wichtig?

Der EU AI Act betrifft nicht nur große Technologieunternehmen. Auch viele kleinere und mittlere Unternehmen können betroffen sein, wenn sie KI entwickeln, anbieten oder im Arbeitsalltag nutzen.
Relevant kann die Verordnung zum Beispiel sein für:
  • Unternehmen, die KI-Tools im Arbeitsalltag einsetzen,
  • Anbieter von KI-Systemen oder KI-gestützter Software,
  • Personalabteilungen, die KI bei Bewerbungen oder Personalprozessen nutzen,
  • Bildungseinrichtungen und Weiterbildungsanbieter,
  • Organisationen, die KI für Bewertungen oder Analysen einsetzen,
  • Unternehmen, die KI in Produkten, Maschinen oder Dienstleistungen verwenden,
  • Mitarbeitende, die KI für Texte, Recherche, Kommunikation oder Datenverarbeitung nutzen.
Entscheidend ist nicht allein die Größe eines Unternehmens. Wichtig ist vor allem:
  • Wofür wird die KI eingesetzt?
  • Welche Daten werden verarbeitet?
  • Welche Auswirkungen kann die Anwendung auf Menschen haben?
  • Treffen Menschen auf Grundlage der KI-Ergebnisse wichtige Entscheidungen?

Der risikobasierte Ansatz

Der EU AI Act unterscheidet verschiedene Risikostufen. Nicht jede KI-Anwendung wird gleich streng geregelt.

Verbotene KI-Praktiken

Einige KI-Anwendungen sind in der Europäischen Union grundsätzlich verboten. Dazu gehören bestimmte Anwendungen, die Menschen manipulieren, ihre Schwächen ausnutzen oder sie in unzulässiger Weise bewerten.
Dazu können zum Beispiel bestimmte Formen des sogenannten Social Scoring oder besonders eingriffsintensive biometrische Anwendungen gehören. Biometrische Daten sind jedoch nicht generell verboten. Entscheidend ist immer der konkrete Zweck und die konkrete Nutzung. Diese Verbote gelten bereits seit dem 2. Februar 2025.
Für die meisten Unternehmen spielen die Verbote im normalen Büroalltag keine große Rolle. Wer KI jedoch in besonders sensiblen Bereichen einsetzt, sollte die jeweilige Anwendung genau prüfen.

Hochrisiko-KI-Systeme

Besonders umfangreiche Anforderungen gelten für sogenannte Hochrisiko-KI-Systeme. Dazu können KI-Anwendungen gehören, die in sensiblen Bereichen eingesetzt werden, zum Beispiel:
  • bei der Personalgewinnung und im Arbeitsverhältnis,
  • bei Bewerbungen und Auswahlverfahren,
  • in Bildung und Prüfungen,
  • beim Zugang zu wichtigen privaten oder öffentlichen Leistungen,
  • bei bestimmten sicherheitsrelevanten Anwendungen,
  • als Sicherheitsbestandteil bestimmter regulierter Produkte.
Ein Beispiel wäre eine KI, die Bewerbungen vorsortiert, Beschäftigte bewertet oder über den Zugang zu Bildungsangeboten mitentscheidet.
Wichtig: Nicht jede KI-Anwendung im Personalbereich oder in einer Maschine ist automatisch ein Hochrisiko-System. Entscheidend sind der konkrete Zweck und die Einordnung nach dem EU AI Act.
Je nach Rolle und Einsatz können unter anderem folgende Anforderungen gelten:
  • Risiken systematisch prüfen und verringern,
  • geeignete und möglichst hochwertige Daten verwenden,
  • die Funktionsweise und Entwicklung dokumentieren,
  • die Ergebnisse auf Fehler und Verzerrungen prüfen,
  • menschliche Aufsicht ermöglichen,
  • Diskriminierung verhindern,
  • die Sicherheit, Genauigkeit und Zuverlässigkeit des Systems sicherstellen.
Die Anforderungen gelten nicht für alle Hochrisiko-Systeme zum gleichen Zeitpunkt. Nach dem aktuellen Zeitplan gelten:
  • 2. Dezember 2027: Anforderungen für bestimmte eigenständige Hochrisiko-Systeme nach Anhang III, zum Beispiel bestimmte KI-Systeme zur Bewerberauswahl.
  • 2. August 2028: Anforderungen für Hochrisiko-KI, die Bestandteil bestimmter regulierter Produkte nach Anhang I ist, zum Beispiel bestimmte KI-Sicherheitskomponenten.

Transparenz und Kennzeichnung von KI

Seit dem 2. August 2026 gelten weitere Transparenz- und Kennzeichnungspflichten für bestimmte KI-Systeme und Inhalte.
In bestimmten Fällen müssen Menschen darüber informiert werden, dass sie mit einem KI-System interagieren. Auch bestimmte künstlich erzeugte oder veränderte Inhalte müssen gekennzeichnet werden.
Besonders wichtig ist das bei sogenannten Deepfakes. Dabei handelt es sich um künstlich erzeugte oder veränderte Bilder, Videos oder Audioaufnahmen, die echt wirken können.
Auch bestimmte KI-generierte Texte, die die Öffentlichkeit über Themen von öffentlichem Interesse informieren, können unter Kennzeichnungspflichten fallen.
Das bedeutet jedoch nicht, dass automatisch jeder Text, jedes Bild oder jede E-Mail gekennzeichnet werden muss, nur weil bei der Erstellung KI geholfen hat. Entscheidend sind die Art des Inhalts, der Zweck und der konkrete Einsatz.

KI mit geringem Risiko

Viele bekannte Anwendungen, zum Beispiel Tools für Übersetzungen, Ideensammlungen oder Textunterstützung, sind nicht automatisch Hochrisiko-Systeme.
Das bedeutet aber nicht, dass sie völlig ohne Regeln eingesetzt werden können. Auch bei solchen Anwendungen bleiben andere Pflichten und Verantwortungsbereiche wichtig, zum Beispiel:
  • Datenschutz,
  • Vertraulichkeit,
  • Urheberrecht,
  • Schutz von Geschäftsgeheimnissen,
  • Informationssicherheit,
  • Prüfung der Ergebnisse,
  • klare interne Zuständigkeiten.
Ein Unternehmen sollte deshalb auch bei scheinbar einfachen KI-Tools wissen, welche Anwendungen genutzt werden und welche Daten verarbeitet werden.

KI-Kompetenz: Warum Mitarbeitende geschult werden sollten

Der EU AI Act macht deutlich: Der verantwortungsvolle Umgang mit KI ist nicht nur eine technische Aufgabe.
Anbieter und Betreiber von KI-Systemen müssen Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten und anderer Personen zu fördern, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb oder der Nutzung von KI-Systemen befasst sind. Dabei sollen unter anderem das vorhandene Wissen, die Erfahrung, die Aus- und Weiterbildung sowie der konkrete Einsatzbereich berücksichtigt werden.
Ein bestimmtes Zertifikat, eine feste Zahl an Schulungsstunden oder ein einheitliches Kompetenzniveau für alle Mitarbeitenden ist nicht vorgeschrieben.
Es geht auch nicht darum, dass alle Beschäftigten zu KI-Expertinnen oder KI-Experten werden müssen. Wichtig ist vielmehr, dass sie passend zu ihrer Aufgabe verstehen:
  • wann der Einsatz von KI sinnvoll ist,
  • welche Daten nicht in ein KI-Tool eingegeben werden dürfen,
  • warum KI-Ergebnisse überprüft werden müssen,
  • wie Fehler und erfundene Inhalte erkannt werden können,
  • welche Risiken durch Verzerrungen und Diskriminierung entstehen,
  • welche internen und rechtlichen Regeln gelten,
  • wann eine Entscheidung nicht allein auf ein KI-Ergebnis gestützt werden darf.
KI-Kompetenz hilft Mitarbeitenden, KI sinnvoll zu nutzen und gleichzeitig Risiken zu erkennen.

KI im Unternehmen verantwortungsvoll einsetzen

KI kann Abläufe vereinfachen, Zeit sparen und Beschäftigte unterstützen. Die Verantwortung für den Einsatz darf aber nicht einfach an ein KI-System abgegeben werden.
Unternehmen sollten deshalb zum Beispiel folgende Fragen klären:
  • Welches KI-Tool wird eingesetzt?
  • Für welche Aufgaben wird es verwendet?
  • Welche Daten werden verarbeitet?
  • Sind personenbezogene, vertrauliche oder geschäftskritische Informationen betroffen?
  • Wer darf das Tool nutzen?
  • Wer prüft die Ergebnisse?
  • Gibt es klare Regeln für die Nutzung?
  • Muss über den Einsatz informiert werden?
  • Müssen KI-generierte oder manipulierte Inhalte gekennzeichnet werden?
  • Könnte die KI Entscheidungen über Bewerbungen, Beschäftigte, Lernende oder andere Personen beeinflussen?
Eine klare KI-Strategie hilft dabei, Chancen zu nutzen und Risiken zu verringern.

Datenschutz und Vertraulichkeit bleiben wichtig

Der EU AI Act ersetzt keine bestehenden Datenschutzregeln. Auch beim Einsatz von KI gelten weiterhin die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung.
Besondere Vorsicht ist geboten, wenn KI-Tools folgende Informationen verarbeiten:
  • personenbezogene Daten,
  • Kundendaten,
  • Bewerbungsunterlagen,
  • Gesundheitsdaten,
  • interne Dokumente,
  • Geschäftsgeheimnisse,
  • vertrauliche Vertrags- oder Finanzdaten.
Mitarbeitende sollten wissen, welche Daten sie in ein KI-Tool eingeben dürfen und welche nicht. Unternehmen sollten klare Vorgaben machen und nur Anwendungen einsetzen, deren Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen geprüft wurden.

Was Unternehmen jetzt tun sollten

Unternehmen müssen nicht jede KI-Anwendung sofort umfangreich dokumentieren. Sie sollten aber strukturiert vorgehen.
Ein sinnvoller erster Schritt ist eine einfache Bestandsaufnahme:
  • Welche KI-Tools werden bereits genutzt? Dazu gehören auch KI-Funktionen, die in Software, Maschinen oder Online-Diensten eingebaut sind.
  • Wofür werden die Anwendungen verwendet? Werden nur Texte erstellt oder werden auch Daten analysiert und Personen bewertet?
  • Welche Daten werden verarbeitet? Enthalten sie personenbezogene, vertrauliche oder geschäftskritische Informationen?
  • Könnte die KI Entscheidungen über Bewerbungen, Beschäftigte, Lernende oder andere Personen beeinflussen?
  • Wer entscheidet über die Nutzung? Wer darf das Tool verwenden? Wer prüft die Ergebnisse?
  • Welche Kenntnisse benötigen die Personen, die mit KI arbeiten? Welche Fehler und Risiken müssen sie erkennen können?
  • Welche Tools sind erlaubt? Welche Daten dürfen verarbeitet werden? Wann müssen Ergebnisse überprüft oder freigegeben werden?
  • Der EU AI Act wird schrittweise umgesetzt. Unternehmen sollten deshalb regelmäßig prüfen, ob neue KI-Anwendungen weitere Pflichten auslösen.

Die wichtigsten Termine

Zeitpunkt Was gilt?
2. Februar 2025 Erste Verbote und Vorgaben zur KI-Kompetenz
2. August 2025 Wesentliche Vorgaben für KI-Modelle mit allgemeinem Verwendungszweck
2. August 2026 Weitere zentrale Vorschriften, unter anderem Transparenzregeln und zusätzliche Durchsetzungsbefugnisse
2. Dezember 2027 Anforderungen für bestimmte eigenständige Hochrisiko-KI-Systeme nach Anhang III
2. August 2028 Anforderungen für Hochrisiko-KI in bestimmten regulierten Produkten nach Anhang I
Die Umsetzung des EU AI Act ist damit noch nicht abgeschlossen. Unternehmen sollten insbesondere bei neuen KI-Anwendungen regelmäßig prüfen, welche Rolle sie einnehmen und ob zusätzliche Anforderungen gelten. 28

KI und Bildung: Kompetenz wird immer wichtiger

Der Einsatz von KI verändert nicht nur Unternehmen, sondern auch Ausbildung und Weiterbildung.
Fachkräfte müssen künftig nicht nur digitale Werkzeuge bedienen können. Sie müssen auch verstehen:
  • wie KI-Systeme grundsätzlich arbeiten,
  • wo ihre Grenzen liegen,
  • wie zuverlässig Ergebnisse sind,
  • wie Fehler erkannt werden,
  • wie KI sicher und verantwortungsvoll eingesetzt wird.
Gerade in der beruflichen Bildung wird KI-Kompetenz deshalb zu einer wichtigen Schlüsselqualifikation. Wer KI sachkundig nutzen kann, stärkt die eigene Handlungsfähigkeit und verbessert die beruflichen Chancen.

Kurse zum EU AI Act

Die SIHK Akademie unterstützt Unternehmen, Fachkräfte und Auszubildende dabei, Künstliche Intelligenz praxisnah zu verstehen und sicher einzusetzen.
Auf Anfrage bieten wir auch individuell zugeschnittene Inhouse-Schulungen an. Sprechen Sie unser Team gerne direkt an.

Fazit: Der EU AI Act macht KI zur Unternehmensaufgabe

Der EU AI Act schafft einen gemeinsamen Rahmen für den Einsatz Künstlicher Intelligenz in Europa. Für Unternehmen bedeutet das: KI sollte nicht unkontrolliert eingesetzt werden, sondern bewusst, sicher und verantwortungsvoll. Wer prüft, welche KI-Anwendungen im Unternehmen genutzt werden, Mitarbeitende informiert und klare Regeln schafft, ist besser auf die bereits geltenden und schrittweise hinzukommenden Anforderungen vorbereitet.
KI bleibt eine große Chance für Unternehmen und Beschäftigte. Entscheidend ist jedoch nicht nur, ob KI eingesetzt wird, sondern wie kompetent, sicher und verantwortungsvoll dies geschieht.

Weitere Infos erhalten Sie bei der SIHK zu Hagen.
Stand: September 2026. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung.